Datastep auttaa yrittäjää sähköisen taloushallinnon käyttöönotossa.

09.10.2016

Sähköisen taloushallinnon aloittamisen vaiheet:

  • Käynnistyksen valmistelu
  • Alkupalaveri
  • Asiakasympäristön perustaminen
  • Sopimuksen lähettäminen sähköisen taloushallinnon tarjoajalle
  • Pankkivaltuutuksen lähettäminen pankkiin
  • Koulutus

Sähköisen taloushallinnon käytön aloittaminen on melko suoraviivaista, mutta vaatii yritykseltä ja tilitoimistolta tiettyjä työvaiheita. Käynnistyksen valmistelussa tilitoimisto käy läpi yrityksen kanssa mahdollisia sähköisen taloushallinnon tarjoamia etuja suhteessa perinteiseen taloushallintoon. Kun edut on kartoitettu ja todetaan, että sähköinen taloushallinto edistää liiketoimintaa, yritys ja tilitoimisto tekevät päätöksen kirjanpidon aloittamisesta. Sen jälkeen voidaan pitää alkupalaveri, jossa selvitetään, mitä taloushallinnon osioita otetaan käyttöön. Joskus yritys tekee omalla myyntilaskutusohjelmalla laskut ja ne tuodaan järjestelmään aineistosiirtona. Paras vaihtoehto olisi automaation kannalta, että myyntilaskut tehtäisiin ja ostolaskut vastaanotettaisiin samassa sähköisessä taloushallinnon ohjelmassa. Alkupalaverissa käydään läpi kaikki yrityksen tarpeet ja sovitaan yrityksen ja tilitoimiston välisestä työnjaosta.

Kullekin asiakasyritykselle perustetaan tilitoimiston toimesta erilliset ympäristöt, jotka sisältävät vain kyseisen asiakkaan tietoja. Perustaminen tapahtuu ohjelmiston käyttöliittymän kautta. Perustilikarttaan ja raporttimalleihin tehdään yrityksen liiketoiminnan edellyttämät muutokset. Ympäristöön tallennetaan esimerkiksi asiakas-, tuote-, henkilörekisterit sekä tehdään mahdolliset käyttöasetusten muutokset. Saldojen ja monien muiden tietojen siirto voidaan tehdä tehokkaasti CSV-muotoisten siirtotiedostojen avulla. Tilitoimisto voi tehdä edellä mainitut toimet jo koekäytön aikana.

Asiakassopimuksen lähettäminen sähköisen taloushallinnon tarjoajalle pitää tapahtua ennen laskujen lähetys- ja vastaanottoyhteyksien avausta. Sopimuksessa sovitaan, mitä tuoteversiota yritys alkaa käyttämään. Ennen kirjanpidon aloittamista ohjelmalla, lähetetään yrittäjän allekirjoittama pankkiyhteysvaltuutus pankkiin, jossa yrittäjä antaa valtuutuksen ohjelmiston tarjoajalle hakea sähköiset tiliotteet pankin järjestelmästä. Pankkiyhteysvaltuutuksessa sovitaan myös siitä, avataanko verkkolaskujen lähetys- ja vastaanottoyhteydet. Yrityksen kannattaa käyttöönoton yhteydessä osallistua tilitoimiston tai ohjelmistontoimittajan järjestämiin koulutuksiin, jotta asiakkaan ohjelmisto-osaaminen karttuu. Tilitoimiston työssä korostuu taas alkuvaiheessa erilaisten oletustiliöintien asettaminen ja ylläpitäminen, jotta taloushallinto saadaan toimimaan mahdollisimman tehokkaasti.

Takaisin »